Elke organisatie heeft te maken met het behalen van resultaat. Het gewenste resultaat moet worden nagestreefd. We moeten allemaal productiever werken. Maar dat blijkt nog niet altijd even makkelijk te zijn. Dit heeft te maken met de grootte van het bedrijf, de doelstellingen en het toekomstperspectief.
Maar een veel gebruikt begrip in deze kwestie is ‘efficiënt werken’. Maar wat is dat nu eigenlijk?
Wat is efficiënt en effectief werken?
Waar veel verwarring over bestaat is het verschil tussen de begrippen ‘efficiënt’ en ‘effectief’. Om hier helderheid in te verschaffen, schetsen we een paar voorbeelden. Er zit namelijk een groot verschil in de aanpak in werkgerelateerde zaken.
Als we spreken over efficiëntie dan bedoelen we dat we in een geoptimaliseerd proces werken om een bepaald doel te bereiken. Met ‘geoptimaliseerd’ wordt in dit geval bedoeld dat het proces op een manier wordt verbeterd zodat er minder middelen nodig zijn.
Voorbeeld:
Rogier werkt al jaren met een apart Excel sheet waarin hij alle klantcontactgegevens voor zijn bedrijfje voor tien man bijhoudt. Rogier besluit om een CRM systeem aan te schaffen waarin alle gegevens worden verwerkt en die automatisch worden geüpdatet als er afwijkingen zijn.
Bij ‘effectiviteit’ spreken we over de doeltreffendheid van de manier van werken. Wanneer iemand een doel heeft om te behalen, dan moet je je afvragen of de handelingen daadwerkelijk bijdragen aan het behalen van het vooraf gestelde doel.
Voorbeeld:
Rogier heeft een webshop in koffieapparaten met een prijs tussen de €50,- en €250,- euro. Hij wil verdubbelen in omzet. Ondertussen krijgt hij veel aanvragen voor zakelijk gebruik van koffieapparaten. Rogier maakt het besluit om naast de ‘consumenten’ apparaten ook binnen de webshop een sectie te maken met daarin volautomaten voor zakelijk gebruik met een prijs per stuk variërend tussen €250,- en € 1500,-. Rogier heeft voor twee reguliere bestellingen, maar één zakelijke bestelling nodig om dichter bij zijn doel te komen.
In steeds meer bedrijven is er niet alleen sprake van efficiënt werken, maar juist ook effectief werken. De combinatie zorgt voor het meeste rendement voor het bedrijfsleven. Dan tasten we nog een beetje in het donker over de manier waarop dit dan gebeurt.
Het kan namelijk zomaar zijn dat er gesneden moet worden binnen de huidige groep van werknemers. Of zoals dat met een mooi woord wordt genoemd ‘reorganisatie’. Maar er zijn ook andere manieren.
Plannen, planningen en planners
Waar mensen werken, moeten planningen gemaakt worden. In grotere organisaties (meer dan 50 personeelsleden) wordt gewerkt met een zogenaamde planner. Een planner zorgt voor de juiste planningen van werkzaamheden en wijst de juiste taak toe aan de juiste persoon binnen het bedrijf.
Zodat bedrijfsprocessen zo optimaal mogelijk kunnen verlopen. Deze planners zijn niet altijd in-house aanwezig, maar worden ook extern ingehuurd van bekende partijen als PlanMen. Het voordeel is dat deze planners dan een stevig fundament in personeelsplanningen kunnen maken waarop een bedrijf kan voortborduren en daarna niet meer ‘in dienst’ hoeven te zijn.
Deze specialisten zorgen voor de juiste efficiëntie slagen en helpen bedrijven besparen.
Digitale werkomgevingen
Ook in 2018 gaat de trend verder die in 2017 begonnen is. Namelijk het werken in digitale omgevingen, het werken in de cloud of online werken. Dat zijn allemaal termen die hetzelfde behandelen.
Bedrijven investeren in het werken in de cloud. Dat heeft diverse voordelen als:
- alles wordt online opgeslagen. Er zijn geen fysieke servers bij elk bedrijf nodig;
- het personeel kan eenvoudig thuis werken;
- alle documenten zijn direct op te vragen;
- het centraliseren van software;
- En meer….
Dergelijke online omgevingen worden voor adoptie door IT specialisten en ICT dienstverleners, zoals Valid, helemaal uitgedacht. Daarna worden er plannen opgesteld die geheel passend zijn voor de wensen van elk bedrijf. Alles wordt op maat gemaakt, want elk bedrijf is anders en kan met andere programma’s werken die allemaal op elkaar afgestemd moeten worden. Dat betekent dat er veel uitgeplozen moet worden en dat er een investering moet worden gedaan. Het zorgt voor een bepaalde universele manier van werken waarbij het personeel ook vanuit huis eenvoudig het werk kunnen verrichten als dat nodig is. Aan het einde van de rit zorgt het voor grote slagen in efficiëntie en effectiviteit.
