Wanneer je een bedrijf runt, heb je hoogstwaarschijnlijk veel te managen. Ook wanneer je een verantwoordelijke manager hebt aangesteld, sta jij daar weer boven als manager. Ben je zelf manager, dan weet je vast wel waar we het over hebben. Maar hoe zit het precies met het managen of organiseren van een beurs of congres? Wanneer dat jouw taak is, is dit artikel een must-read!
Jouw eigen congres
Een congres is nog steeds een goede marketing activiteit. Of het nu gaat om een (intern) bedrijfsevenement, een groot congres of symposium of een product- of dienstlancering: contact maken met jouw doelgroep is dan essentieel.
Van te voren lijkt de organisatie misschien onbegonnen werk en wanneer er hier geen ervaring in hebt, is het aan te raden hulp in te schakelen. Er gaat namelijk veel tijd en geld in zitten, dus zou het een doodzonde zijn als het niet loopt zoals gewenst.
Voor jezelf, maar ook je reputatie naar de buitenwereld. Plan dus goed!
De planning
Bij de planning zijn er dus een aantal zaken om bij stil te staan en vragen die je jezelf moet stellen. De volgorde kan per prioriteit en activiteit variëren, maar zijn dit de eerste drie punten om een gedegen planning op te kunnen stellen:
- Wie is je doelgroep en wat is je doel?
- Hoeveel mensen verwacht je (uit te nodigen)?
- Wat heb je (dus) nodig qua techniek en ruimte?
Een congreslocatie
Wanneer je die drie vragen hebt beantwoord, kun je aan de slag met de invulling en locatie. Het is van belang om de locatie zo vroeg mogelijk uit te zoeken en vast te leggen, zodat het congres in ieder geval écht kan gaan plaatsvinden en je de beschikbare ruimte kunt gaan invullen.
Wellicht heb je binnen je bedrijf een eigen geschikte ruimte en anders zijn er weer een aantal zaken om bij stil te staan. Wil je een binnen of een buiten ruimte? Meest ideaal is natuurlijk een congreslocatie waar, in verband met het Nederlandse weer, beide opties mogelijk zijn. Houd daarbij rekening met waar je doelgroep vandaan komt.
Met bezoekers uit het hele land, is een congrescentrum in Friesland misschien minder aantrekkelijk. En heb je genoeg parkeergelegenheid? Dit voorkomt frustraties vooraf.
Daarnaast kan de perfecte sfeervolle locatie voor een congres of beurs allesbepalend zijn. Hoe dat zit, lees je hier.
Nogmaals, schroom niet om hulp te vragen. Verkijk je niet op de organisatie van een groot evenement als dit. Je wil natuurlijk een fantastische indruk achterlaten bij jouw doelgroep én je doel bereiken.
