In een samenleving die voortdurend in beweging is, is het cruciaal dat platformen snel meebewegen. Softwareontwikkelaar Op Orde bereikt dit door naar de behoeften van een organisatie te luisteren en op basis daarvan een afgemeten systeem te ontwikkelen. “Wij waarderen vakmanschap, dus automatiseren wij administratieve processen zodat [de klant] zich kan richten op datgene wat er echt toe doet”, aldus oprichter Jeroen Lugte.
Zo wordt voor de gemeente ‘s-Hertogenbosch een toepassing samengesteld om de medewerkers die zich bezig houden met calamiteiten buiten de deur efficiënter te laten opereren..
Met andere woorden, zij zochten “een systeem, waarin [de buitendienst] verslagen en bevindingen vastlegt en verstuurt naar binnendienstmedewerkers, die het op hun beurt verwerken, doorzetten en zo mogelijk afronden”.
Uiteindelijk dient de informatie ook voor het management inzichtelijk te zijn, zodat zij snel kunnen handelen en wanneer nodig verantwoording kunnen afleggen.
Wanneer een medewerker op straat nu iets ziet waar hij melding van wil maken, pakt hij zijn smartphone of tablet erbij, vult de benodigde gegevens aan waar Op Orde dit nog niet voor hem heeft gedaan en stuurt de gegevens door naar kantoor.
Daar pakken collega’s zijn melding op. Zij kunnen er direct mee aan de slag, omdat Op Orde de informatie hapklaar aanlevert. Eventueel krijgt hun collega van de buitendienst terugkoppeling over de te nemen acties.
Al deze stappen zijn bovendien gelogd in het systeem, waardoor snel duidelijk is wat er gedaan is, wat er nog moet gebeuren en of de werkzaamheden naar behoren en volgens de regels zijn uitgevoerd.
Efficiëntie voorop
Optimaal resultaat door efficiënte werkwijzen te garanderen staat bij Op Orde dan ook centraal.
“Wij digitaliseren organisaties”, vat het bedrijf de missie samen. Op Orde is een platform dat organisaties helpt om processen sneller, gemakkelijker en efficiënter te laten verlopen. De focus ligt hierbij met name op de communicatie tussen binnen- en buitendienst.
Voor de medewerkers ter plaatse zijn de processen door Op Orde te vereenvoudigen, terwijl vanaf kantoor gerichte bijsturing mogelijk is door de constant geüpdatete dataverzameling.
Niet alleen in het veld zorgt dit voor minder tijdverspilling aan, en afleiding door, administratieve verplichtingen, ook voor managers of de beheerders van de gegevens valt veel te verbeteren.
Zij kunnen hun aandacht volledig richten op beslissingen die er echt toe doen, in plaats van het wegwijs worden in een administratieve jungle. Dit brengt het overzicht terug in een snel veranderende wereld die steeds complexer wordt.
In het systeem is direct te zien hoe de voortgang van de werkzaamheden ervoor staat en waar dossiers of rapportages terecht zijn gekomen.
Snel en makkelijk
De verlichting van de werkdruk motiveert de medewerkers, die anders gebukt gaan onder de weinig productieve, maar noodzakelijke administratieve verplichtingen. Daarnaast kan de ontwikkeling en invoering van het nieuwe systeem binnen een week worden gerealiseerd, waarna de organisatie aan de slag kan in een digitale werkomgeving die volledig aan haar specifieke wensen voldoet.
En, niet onbelangrijk na de recentelijk aangescherpte Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), zonder zich zorgen te hoeven maken over de veiligheid van al dit vertrouwelijke dataverkeer. Op Orde staat namelijk garant voor de integriteit van het geleverde systeem.
